Det digitala låssystemet iLOQ – Vårt nya låssystem till gemensamma utrymmen och serviceutrymmen.
Ett webbaserat system finns för hantering av nycklar och behörigheter. Ett fåtal personer i styrelsen har tillgång till systemet för att kunna ersätta, spärra eller uppdatera behörigheter för nyckeln.
Nyckeln är knuten till lägenhet/objekt och namn används bara vid utlämning av nycklar, dvs vi lagrar inga andra personuppgifter i systemet.

Axema Vaka som är ett webbaserat system för hantering av nyckelbrickor till tvättstugorna samt nyckelbrickor och fjärrkontroller till garaget.
Tvättstugornas nyckelbrickor är knutna till lägenhet/objekt och namn används bara vid utlämning av nycklar, dvs vi lagrar inga andra personuppgifter som namn eller telefonnummer i systemet.
Garagets nyckelbrickor och fjärrkontroller är knutna till hyresobjektet, dvs garageplatsen och namn används bara vid utlämning av nycklar, dvs vi lagrar inga andra personuppgifter som namn eller telefonnummer i systemet.

Tvättstugebrickorna används för att kunna erbjuda medlemmar och hyresgäster i föreningen möjlighet att boka och använda våra tvättstugor. För detta ändamål registreras och sparas följande uppgifter:
• Nyckelidentitet som består av lägenhetsnummer och nyckelmärkning, t.ex. Lgh0001-B1
• Tvättstuga till vilken brickan fungerar.
• Inget namn eller andra kontaktuppgifter finns lagrade i systemet.
• Historik för bokning och passager till tvättstugan lagras i max 2 månader och används för bl.a. felsökning, säkerhet, ev missbruk eller brottsmisstankar.

Garagebrickorna och fjärrkontrollerna används för tillträde till garaget för de som har hyresavtal på garageplats eller uthyrningslokaler i garaget samt de leverantörer/entreprenörer där vi har serviceavtal med och som kräver access till garaget.
Nedanstående uppgifter sparas för att kunna uppfylla hyresavtal eller leverantörs-avtal:
• Nyckelidentitet t.ex. Gpl10001-B1 för brickor eller Gpl10001-FK1 för fjärrkontroll.
• Behörighet för öppning av gångportar och körportar i garage
• Historik för passager samt annan händelsehistorik i systemet lagras max 2 månader
• Alla nyckelidentiteter rensas då bricka eller fjärrkontroll till garaget återlämnas till föreningen.

Enbart medlemmar i styrelsen har access till systemet via eget användarid och lösenord.
Validering av användaridentiteter görs efter varje årsstämma och vid eventuell förändring av styrelsen eller arbetsuppgifter inom styrelsen.
Leverantören av systemet kan komma att ges tillgång till systemet vid ev. felsökning eller uppdatering men sker då på begäran av ansvariga inom styrelsen
Personuppgifts biträdesavtal är dessutom tecknat med leverantören.

Axema Vaka har ersätter tidigare system InTimeTV för tvättstugorna och PACSecure för garagen. Samtliga uppgifter lagrade i dessa system har tagits bort i feb-mars 2023.

Bokning av gästlägenheten
Hantering av inpassering via personlig kod giltig under hyrestid av lägenheten hanteras i ett separat Axema Vaka system.
Personlig kod, namn och telefonnummer till den som bokat, är uppgifter sparas i max tre månader.
Detta gäller även historik för in-passering.
Även här gäller naturligtvis att enbart medlemmar i styrelsen har access till systemet via eget användarid och lösenord och validering av användaridentiteter görs efter varje årsstämma och vid eventuell förändring av styrelsen eller arbetsuppgifter inom styrelsen.

Kameraövervakning i garage och grovsoprum
Övervakning sker i dessa icke-publika utrymmen för att förebygga, utreda och avslöja brott eller förhindra olyckor.
Lagen säger att att tillgång till bild- och ljudmaterial inte får ges till fler personer än vad som behövs för att övervakningen ska kunna bedrivas. Det innebär att det krävs behörighetsbegränsningar i åtkomsten till materialet.
Därför har bara delar av styrelsen access till sparat bildmaterial från kameror. Tystnadsplikt gäller och loggning sker för perioder när bildmaterial studerats och använts.
Bildmaterial sparas i max 30 dagar och kan komma att utlämnas ut om så begärs av brottsbekämpande myndighet.

Compleo Hub – laddinfrastruktur som är ett webbaserat system för hantering av användaruppgifter som namn, telefonnummer, användarid, kontraktsuppgift, RFID-kort och utnyttjade (loggning och förbrukning) samt egen administration och kontroll av laddstolpar m.m.
När styrelsen lagt in uppgifter som har med hyreskontraktet för ladd-platsen skickar Compleo ett mail med länk till Compleo-hub, användarid etc och begäran om godkännande direkt hyresgästen och sedan hanterar inloggningsuppgifter etc.