Övrigt där personuppgifter kan finnas

Det digitala låssystemet iLOQ – Vårt nya låssystem till gemensamma utrymmen och serviceutrymmen.
Ett webbaserat system finns för hantering av nycklar och behörigheter. Ett fåtal personer i styrelsen samt Alviks lås har tillgång till systemet för att kunna ersätta, spärra eller uppdatera behörigheter för nyckeln.
Nyckeln är knuten till lägenhet/objekt och namn används bara vid utlämning av nycklar, dvs vi lagrar inga andra personuppgifter i systemet.

InTimeTv (IT-system) och tvättstugans bokningsterminal och hantering av PAC-brickor för bokning och tillträde till tvättstugorna.
Detta används för att kunna erbjuda medlemmar och hyresgäster i föreningen möjlighet att boka och använda våra tvättstugor. För detta ändamål registreras och sparas följande uppgifter:
• Nyckelidentitet som består av lägenhetsnummer och nyckelmärkning, t.ex. 0001-T12345
• Tvättstuga till vilken brickan fungerar.
• Inget namn eller andra kontaktuppgifter finns lagrade i systemet.
• Inpasseringshistorik lagras och sparas max 6 månader (rutin kommer att införas för rensning) och används för din säkerhet, ev missbruk eller brottsmisstankar.
Enbart medlemmar i styrelsen har access till systemet via servicenyckel eller eget användarid. Servicenyckel finns inlåst i styrelsens nyckelskåp. Validering av användaridentiteter görs efter varje årsstämma och vid eventuell förändring av styrelsen eller arbetsuppgifter inom styrelsen.
Leverantören av systemet kan komma att ges tillgång till systemet vid ev. felsökning eller uppdatering men sker då under insyn av styrelsemedlem. Inga uppgifter skickas vidare.

PACSecure – IT-system för hantering av PAC-brickor och fjärrkontroller för tillträde till garaget.
Nedanstående uppgifter sparas för att kunna uppfylla hyresavtal eller leveranötsavtal:
• Nyckelidentitet t.ex. PAC12345 eller 12345678 för fjärrkontroll.
• Namn (för- och efternamn), parkeringsplats och förkortning av gatuadress
• Kontaktuppgifter (telefon och e-mailadress)
• Behörighet till portar i garage
• Inpasserings- och händelsehistorik lagras. Max 10000 inpasseringar/händelser sparas varefter de äldsta raderas.
• Namn och kontaktuppgifter rensas då PAC-bricka eller fjärrkontroll återlämnas till föreningen.
Enbart medlemmar i styrelsen har access till systemet via dator med individuellt användarid. Validering av användaridentiteter görs efter varje årsstämma och vid eventuell förändring av styrelsen eller arbetsuppgifter inom styrelsen.
All information registrerad för PAC-bricka eller fjärrkontroll raderas då PAC-brickan eller fjärrkontrollen lämnas tillbaka. Uppgifter kan finnas kvar på dator-backuper i max 6 månader.
Leverantören av systemet kan komma att ges tillgång till systemet vid ev. felsökning eller uppdatering men sker då under insyn av styrelsemedlem. Inga uppgifter skickas vidare.

Bokning av gästlägenheten
Personlig koden till lägenheten, namn och telefonnummer till den som bokat, är uppgifter sparas i max tre månader.

Kameraövervakning i garage och grovsoprum
Övervakning sker i dessa icke-publika utrymmen för att förebygga, utreda och avslöja brott eller förhindra olyckor.
Lagen säger att att tillgång till bild- och ljudmaterial inte får ges till fler personer än vad som behövs för att övervakningen ska kunna bedrivas. Det innebär att det krävs behörighetsbegränsningar i åtkomsten till materialet.
Därför har bara delar av styrelsen access till sparat bildmaterial från kameror. Tystnadsplikt gäller och loggning sker för perioder när bildmaterial studerats och använts.
Bildmaterial sparas i max 30 dagar och kan komma att utlämnas ut om så begärs av brottsbekämpande myndighet.