Bostadsrättsföreningen Liljan 33 vill att du som medlem, leverantör eller hyresgäst ska känna dig trygg med hur dina personuppgifter behandlas hos oss. I denna integritetspolicy informerar vi om hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Av policyn framgår vilka uppgifter vi kan komma att behandla, men det innebär inte att vi nödvändigtvis vid varje given tidpunkt behandlar alla dessa uppgifter. Behandlingen av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (GDPR).

Personuppgiftsansvarig

Bostadsrättsföreningen Liljan 33 (organisationsnummer 702001-2907, Sankt Eriksgatan 88, 113 62 Stockholm) är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker för föreningens verksamhet.

Vems personuppgifter behandlar vi?

Vi behandlar uppgifter om följande kategorier av personer:

• medlemmar i föreningen,
• hyresgäster (inklusive hyresgäst som hyr i andra hand),
• kontaktpersoner hos leverantörer, samarbetspartners och fastighetsmäklare som vi har eller planerar inleda samarbete med,
• person som söker medlemskap eller önskar bli hyresgäst i föreningen.

Vilka uppgifter behandlar vi?

I första hand behandlar vi uppgifter som rör medlemskap i föreningen, dvs. namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, lägenhetsnummer samt finansiella uppgifter med anknytning till bostadsrätterna (t.ex. uppgifter om ägande, skulder, arvoden, betalda eller obetalda avgifter).

Föreningen behandlar också vissa uppgifter som en person lämnar vid kontakt med oss, till exempel när personen

• ansöker om medlemskap i bostadsrättsföreningen,
• ställer sig i kö till garageplats,
• ansöker om inloggningsrättighet till vår hemsida,
• gör en felanmälan,
• mejlar styrelsen.

För våra medlemmars och hyresgästers säkerhet och för att förebygga risken för skadegörelse använder föreningen kamerabevakning i garaget (se nedan)

Var och när hämtar vi dina uppgifter?

Personuppgifter inhämtas i första hand direkt från den registrerade själv. I samband med ansökan om medlemskap och/eller uthyrning till hyresgäster kan vi också komma att inhämta ekonomisk information från t.ex. bank eller kreditupplysningsföretag. Det kan också inhämtas personuppgifter från våra ekonomiska eller tekniska förvaltare och andra leverantörer.

Hur behandlar vi dina uppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att fullgöra de rättigheter och skyldigheter som är kopplade till medlemskap i föreningen i enlighet med föreningens stadgar och Sveriges lagar, förordningar och föreskrifter. Vi behandlar också uppgifter för att administrera medlemskapet inklusive hantering av ärenden där du lämnar felanmälan eller likande.

Föreningen behandlar också dina uppgifter för att förenkla och möjliggöra kommunikation inom föreningen, till exempel på föreningens webbplats.

Vi behandlar också dina personuppgifter om du är företrädare för ett företag eller en organisation som är leverantör till oss och vi bedömer att vi behöver behandla dina uppgifter för att upprätthålla och administrera relation och avtal med denna leverantör. Detsamma gäller om du är kontaktperson hos en mäklare med uppdrag som berör föreningens fastighet.

Vi behandlar även dina personuppgifter om du är hyresgäst i någon av våra lokaler, antingen som privatperson eller som representant för ett företag.

Uppgifter som inhämtas genom kamerabevakning behandlas uteslutande för våra hyresgästers säkerhet och för att minska risken för skadegörelse.

Den rättsliga grunden för vår behandling av dina uppgifter

Delar av föreningens personuppgiftsbehandling, såsom den som faller inom ramen för lägenhetsförteckning, bokföring, obligatorisk ventilationskontroll och liknande, genomförs för att föreningen ska kunna fullgöra skyldigheter som följer av lag och andra föreskrifter. Övrig behandling av personuppgifter sker med stöd av föreningens berättigade intresse av personuppgiftsbehandling, t.ex. i samband med att du lämnar en felanmälan eller om du är en kontaktperson hos en av våra leverantörer.

Med vem delar vi dina uppgifter?

Föreningen lämnar inte ut dina personuppgifter såvida det inte krävs enligt lag eller myndighetsbeslut (t.ex. när kontrolluppgift avseende försäljning lämnas till Skatteverket) eller är nödvändigt för föreningens förvaltning och administration (t.ex. när uppgifter lämnas till fastighetsmäklare vid försäljning eller till entreprenörer vid vissa arbeten på fastigheten).

För vissa uppgifter i den dagliga verksamheten anlitar föreningen leverantörer som behandlar uppgifter om dig i egenskap av personuppgiftsbiträden i enlighet med särskilda personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar hur personuppgiftsbiträdet ska behandla uppgifterna.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Hur länge vi sparar uppgifter om dig beror på ändamålet och hur regelverket ser ut.

För vissa uppgifter finns lagregler som kräver att uppgifterna sparas viss tid. Medlemsförteckningen sparas så länge föreningen består och 7 år därefter. Detsamma gäller lägenhetsförteckningen. Om en medlem avflyttar anges detta i medlemsförteckningen och personuppgifterna ska sparas i 7 år innan de raderas. Ett annat exempel är uppgifter i bokföringen bevaras 7 år.

När lagregler om bevarande saknas är det ändamålet med personuppgiftsbehandlingen som avgör hur länge uppgifterna sparas. Ett exempel är uppgifter i anslutning till felanmälningar som inte behöver sparas i mer än 1 år efter avslutat ärende.

Särskilt om kamerabevakning

För våra medlemmars och hyresgästers säkerhet och för att förebygga risken för skadegörelse använder föreningen kamerabevakning i garaget. Den personuppgiftsbehandling som kamerabevakningen kan medföra genomförs med stöd av föreningens berättigade intresse som rättslig grund.

• Inspelat bildmaterial raderas automatiskt efter maximalt 30 dagar.
• Det inspelade bildmaterialet skyddas från obehörig åtkomst.
• Enbart ett fåtal personer av föreningens styrelse har tillgång till inspelat material.
• Inspelat material lämnas inte ut till utomstående såvida inte ett utlämnande krävs för att försvara eller göra gällande ett rättsligt anspråk eller om ett utlämnande till polis krävs i samband med brottsutredande verksamhet.

Du har samma rättigheter vad gäller personuppgifter i inspelat material som i förhållande till andra personuppgifter (se nedan).

Dina rättigheter som registrerad

Registerutdrag

Om du vill veta vilka uppgifter om dig som föreningen behandlar kan du begära ett så kallat registerutdrag.

Rättelse, radering och begränsning

Om du anser att någon uppgift som vi behandlar är felaktigt har du rätt att begära att dina uppgifter rättas, raderas, kompletteras eller begränsas.

Så hanterar du dina rättigheter

Ansökan om registerutdrag eller åberopande av någon annan rättighet ska skickas till föreningens styrelse (styrelsen@liljan33.se).

Vill du veta mera?

Om du har några frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter är du alltid välkommen att höra av dig till föreningen via styrelsen@liljan33.se.

Om du är missnöjd

Om du är missnöjd med föreningens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till Datainspektionen. Du når dem via datainspektionen@datainspektionen.se.

 

Denna information gäller från och med 8 oktober 2019.